BEDPLANNING EN STUREN OP LIGDUUR

Inhoudsopgave

1    Waarom Bedplanning?
2    Soorten planning
3    Schermvoorbeelden
4    Functionaliteit

1    Waarom Bedplanning?

“Als we de gemiddelde ligduur met een half procent omlaag zouden kunnen brengen, bespaart dat al tussen de vijf en tien miljoen euro.”

Aldus de verzuchting in de pers onlangs van de bestuursvoorzitter van een Nederlands ziekenhuis. De relatie tussen ligduur en financieel resultaat is dus een stevige. Ligduur wordt door vele (o.a. externe) factoren bepaald. In zijn situatie speelden o.a. de casemix en extreme drukte een rol.
Sturen op ligduur heeft al mooie resultaten opgeleverd. Systemen voor bedplanning leveren vanuit zichzelf uiteraard geen kortere ligduur op.
Wel zijn dergelijke systemen onmisbaar gereedschap voor hen die verantwoordelijk zijn voor een ligduur die de benchmark kan doorstaan.
Een bedplanning systeem is essentieel voor goede capaciteitsplanning.

CheckBed – Capaciteitsplanning voor uw bedden

Met CheckBed bepaalt u welke bed u beschikbaar stelt aan uw zorgproces. U kunt per specialisme bedden toewijzen en bewaken hoe deze toegewezen capaciteit wordt ingezet. Met één druk op de knop vindt u het eerst beschikbare bed voor de door u aangegeven criteria, zoals voorkeursdatum, specialisme, bed eigenschappen, kamer eigenschappen, etc. In één oogopslag wordt voor u inzichtelijk waar bed capaciteit onbenut blijft en u kunt hierop anticiperen door of tijdig bedden/kamers te sluiten of door herverdeling van de capaciteit deze toch te benutten.
Aan een beschikbaar gesteld bed kunt u in CheckBed een zorgzwaarte toekennen. Hiermee reguleert u de formatiebelasting per afdeling en totale kliniek.

2    Soorten planning
Strategische planning
Zorginstellingen houden zichzelf gezond door het ontwikkelen van een strategische visie.
Antwoorden op vragen als:

• Waar zijn wij goed in?
• Waar willen we ons in profileren t.o.v. andere zorginstellingen?
• Waar verdienen we geld?
• Waar verliezen we geld?
• Wat is de vraag naar zorg?
• Wat is een gezonde case mix?
• Waar willen we staan over 2 jaar en/of 5 jaar?
• Hoe beheersen wij de contractafspraken met zorgverzekeraars?

moet gegeven worden in de strategische (capaciteit) planning van een zorginstelling. Met CheckBed kunt u vaststellen welke beddencapaciteit uw zorginstelling nodig heeft om het strategisch plan cq. visie in te vullen. In CheckBed stelt u de capaciteit gefundeerd beschikbaar aan het zorgproces voor een voor uw zorginstelling relevante periode.

Tactische planning
Zodra de strategische capaciteit beschikbaar is gesteld aan het zorgproces is het van belang dat die nauwlettend bewaakt wordt en tijdig wordt bijgestuurd indien deze afwijkt van het geplande. Dit kan verschillende – o.a. externe – oorzaken hebben. CheckBed maakt de voortgang inzichtelijk en levert handvatten om vooruit te kijken en te ondernemen. Er is procescontrole. Welke categorie patiënten wilt u, welk specialisme moet meer of minder capaciteit toegewezen krijgen, of bedden en/of kamers gesloten worden en welke formatie daarbij passend en beschikbaar is.

Operationele planning
In de strategisch en tactische planning plannen we patiëntgroepen. In de operationele planning wordt de individuele patiënt  toegewezen aan de beschikbaar gestelde capaciteit. Belangrijk daarbij is:

• Wanneer komt de patiënt?
• Welk doel stellen we waarop de patiënt vertrekt? (VOD: Vermoedelijk Ontslag Datum)
• Welke zorgzwaarte heeft de patiënt?
• Welke specifieke voorwaarden vereist de zorg van de patiënt?

Inzicht in de wachtlijst, opnames, ontslagmomenten en bewegingen van patiënten is van cruciaal belang om efficiënt en effectief uw capaciteiten te benutten. CheckBed brengt dit per minuut, uur, dag, week, maand en jaar overzichtelijk in beeld. Planningsconflicten worden per direct inzichtelijk en gerapporteerd. Reductie van verkeerde bedden en ligduurverkorting zijn met CheckBed door het brengen van transparantie geborgd.

3    Schermvoorbeelden
Figuur 1: Inzicht in wachtlijst, geplande en opgenomen patiënten, planningsconflicten/problemen

Figuur 2: Zoek vrij bed per datum, specialisme, bedtype, afdeling. ruimtetype, zorgtraject, etc.

Figuur 3: Maandoverzicht specifieke afdeling met mouse over detailinformatie van patiënt

Figuur 4: Dashboardfuncties bedbezetting en benutting, verkeerde bedden, etc.

4    Functionaliteit

• Patiëntgegevens worden automatisch (HL7) uit het ZIS gehaald en ingevoerd in de CheckBed module
• Alle afdelingen – ook dagbehandeling – van totale beddenhuis worden door CheckBed beheerd
• Elk bed wordt getypeerd, de status geregistreerd (bezet?)
• Zoeken beschikbaar bed
• Zoekfilters: locatie, type bed, aantal bedden per kamer, geslacht, religie, leeftijd, patiënten mix
• Overzichtsschermen: vrije bedden, per locatie, type bed en afdeling, per dag, week, maand
• Operationele planning, tactische en strategische planning
• Strategisch voor interne capaciteitsverdeling per vakgroep en onderhandelingen met zorgverzekeraar voor komende drie jaar
• Tactische planning: wat gaan we doen over 8 of 9 weken? Liggen we nog op schema met de jaarplanning?
• Operationele planning: Wat doen we morgen?
• Plannen op zorgzwaarte en op zorgtrajecten